経費精算が3時間から30分に。ファーストキッチンがやめた3つ

ファーストキッチンは多店舗を展開するハンバーガーチェーンです（正社員138名、契約社員88名、パート・アルバイト2,000名／2018年10月現在）。

経費の申請は紙でした。社員は紙の様式に記入し、領収書を並べて申請書に留め、上長に出します。上長が承認した伝票は財務経理に回り、経理は中身を確かめ、事前の申請と突き合わせてから、支払いデータを作って振込を頼みます。精算の入力は本部の担当者が1件ずつ行い、事前申請との照合に時間がかかっていました。

同社は業務の効率化と内部統制の強化を目的に、会計システムの会社から紹介された楽楽精算を2018年2月に入れました。準備の期間は2か月ほどです。社員や勘定科目の登録はマニュアルを見ながら自社で済ませ、仕訳や振込データの設定はサポートの担当者と画面を見ながら進めています。

工夫したのは、申請の段階でのルールです。承認する側の負担を減らすため、申請時に引っかかる NG の条件を多く設定しました。誤りのある申請を、上長や経理に届く前に止める考え方です。

社員は領収書をデータでアップロードし、事前の申請とその場でひも付けます。申請・確認・承認は画面の上で、会社が決めた精算日までに終わります。止まっている伝票や差し戻した伝票には催促のメールが自動で届くので、漏れもなくなりました。紙の領収書は、本社に置いた専用の箱に入れるだけです。