請求書処理で月10時間前後の削減。好信が人手から外した確認

好信は1950年創業、名古屋のねじ（鋲螺）や機械加工部品、組立品の専門商社です。顧客は200社前後、仕入れ先は国内300社・海外50社前後。経理は2名です。

手書き伝票の頃は、毎月200件前後の請求書の仕訳に2名で丸1日。2021年にクラウド会計を入れて2時間前後になりましたが、仕入れ先の請求書をPDFにして読み込ませ、数字を手で打つ工程とミスは残りました。

月末には200件の振込申請を、金額が正しいか1件ずつダブルチェックしていました。紙も届きます。請求書や納品書が月およそ2,000枚、現品票や受領証が1,000枚近く。仕入れ先ごとに綴じて箱に詰め、過去の書類は箱を開けて探していました。

選んだ決め手は3つです。請求書の受け取り・申請・電子帳簿保存を1つのシリーズでそろえられて費用も高くないこと、AI-OCR の読み取りが速く精度も期待どおりだったこと、電子帳簿保存法に必要なタイムスタンプの機能があることです。

導入はトライアルを含めておよそ2か月。提供元とチャットでやり取りしながら、自分たちで進めています。

届いた請求書は AI-OCR が読み取り、取引先・金額・支払期日を抜き出して、過去のデータをもとに仕訳まで付けます。仕入れ担当が内容を確かめて取引を登録し、支払いまでを1人で完結させます。支払いの申請は経理が出し、各担当者が承認します（登録者は約20名）。

もう1名の経理は経費の担当に回り、役割分担がはっきりしました。紙の保存をやめる電子帳簿保存は、取材の時点ではまだ導入の途中です。