稟議の手間が半分に。FC東京が承認をやめずに残業を減らした話

東京フットボールクラブ株式会社（FC東京、従業員50〜99名）は、移籍金や FIFA への支払いなどクラブ特有のものを含め、月に約700件の請求書を処理しています。ワークフローはすでに電子化していましたが、使いづらく、申請に時間がかかり、金額や振込先口座の入力ミスも出ていました。

部門別の予算は Excel で手作業で管理していたため、各部門は残りの予算をその場で確かめられず、物を買うたびに部長へ問い合わせていました。グループ入りでガバナンスが整い、稟議の件数も増えていました。さらに、Jリーグのシーズン移行で月次決算を翌月7営業日で締める必要が出てきます。

経理を支援する公認会計士の提案は、経理処理の手前の申請まで含めてまるごと見直すことでした。選ぶ基準は、申請者が迷わない画面、遠征やスカウティングの出張先からスマホで申請できること、予算の消化率が見えること、申請フォームと承認経路を柔軟に作れることです。

導入は、経理グループのマネージャーをリーダーにしたプロジェクトチームで進めました。週1回の定例でテストと業務フローの見直しを重ね、部長とマネージャーはあえて作る側に入らず、メンバーが作ったフローを「初見でどう思うか」で確かめています。他部署にもフォームの使い心地を聞き、3つの拠点で申請者向けの研修会を開いてから、2025年シーズンの開幕に合わせて本番に移しました。

請求書は AI-OCR が取引先・金額・日付などを読み取り、それ以外の入力項目は減らしました。予算の残りは申請者が自分で画面で確かめられ、稟議の金額を超えると知らせが出ます。